Optimiser ses licences Microsoft 365 : comment transformer la dépense en investissement stratégique ?

Introduction 

Dans un contexte économique et géopolitique difficile, la revue des budgets IT s’impose comme une évidence. Souvent important, toujours décrié, le coût de l’environnement Microsoft 365 déchaine toutes les passions.

Il faut reconnaitre que la firme américaine n’a pas envoyé de bons signaux sur le sujet. Dès 2025, un certain nombre de contrats d’entreprises (EA pour Enterprise Agreement) ne seront pas renouvelées et basculeront sur un modèle de prestation MCP. Ce changement de paradigme s’accompagne également d’une hausse substantielle du prix des licences avec en moyenne +40% et la disparition dans certains cas des remises par volume.

Pour autant, faut-il se résigner et commencer à envisager votre migration vers Google ou d’autres solutions indépendantes ? La réponse est plus complexe qu’il n’y parait, cela va dépendre de votre stratégie à moyen et long terme pour accompagner vos utilisateurs dans leurs usages quotidiens.

En effet, la volonté de changement provient souvent d’une méconnaissance des possibilités offertes par l’environnement pour contrôler ses coûts et optimiser votre productivité globale. Imaginez que vous puissiez déterminer le meilleur équilibre coûts/bénéfices de vos licences, votre consommation Cloud tout en accompagnant au mieux vos utilisateurs sur l’expérimentation des solutions d’IA dont Copilot.

1. L’audit, point de départ d’une stratégie d’optimisation 

Afin d’assurer son efficacité, nous débutons toujours par des échanges avec les équipes IT en charge de la solution mais également quelques métiers. Pourquoi?

La gestion de l’environnement Microsoft 365 se base sur un ensemble de rapports, logs, d’actions menées depuis les différents centres d’administration. Pourtant, si l’on cherche à concevoir un rapport d’audit pertinent il est indispensable de corréler cela à l’environnement fonctionnel. La donnée pour la donnée ne présente que peu d’avantages, le fait de déterminer des persona d’études nous assure de vous apporter une vision 360° de votre votre organisation.

Cela commence par la définition de la notion d’activité au sein des différents streams Microsoft (Pack office, PowerBI…) en liaison avec la nature des comptes que vous utilisez : utilisateur, compte générique, compte invité, compte de service…A chaque catégorie, un usage bien défini et une manière de le « tracer » au sein des rapports d’activité.
Pour cela, il est indispensable de comprendre l’ensemble du tunnel de provisionnement des licences depuis l’arrivée de votre collaborateur jusqu’à sa sortie de l’entreprise. Dans la majorité des cas, l’audit de ce tunnel permet de révéler des différences notables entre l’idée exprimée lors du déploiement de la solution et sa réalisation technique eu égard aux spécificités.

Exemple terrain : pour un acteur majeur de la logistique (50 000 utilisateurs), cette démarche a permis de générer plus d’un million d’euros d’économies annuelles sur les licences. 

2. Des tableaux de bord personnalisés à votre environnement métier

Quand on parle données Microsoft, on peut rapidement se retrouver dépassé par les événements. Rapports d’adoption, logs compliances…beaucoup d’informations mais comment déterminer sa pertinence ?

Pour ceux qui souhaitent une consolidation simple à l’échelle du tenant, Microsoft propose d’interfacer votre console d’administration avec Power BI. Cela vous permet de bénéficier d’un rapport d’usage sur l’ensemble de vos streams avec des indicateurs directement fournis par l’éditeur.

Néanmoins, cette vue présente comme inconvénient de ne pas être corrélé à votre environnement métier à l’imagee de votre LDAP ou des référentiels RH. Dans le cas où vous souhaitez analyser en profondeur vos usages et vos coûts, il est indispensable de construire votre propre référentiel.

Nous vous accompagnons dans la définition des indicateurs clés de performance (KPI) nécessaires à la réalisation des objectifs de l’organisation : contrôle des couts, adoption des outils, numérique responsable…Ce tableau de bord doit être simple, dynamique, partagé à l’ensemble des administrateurs et ambassadeurs Microsoft afin de suivre l’usage des licences, détecter les dérives et anticiper les besoins. Pour cela, rien de tel qu’une co-construction en mode agile grâce à une gouvernance conjointe menée par les équipes IT et validée par le métier.

Selon Gartner, jusqu’à 30 % des dépenses en logiciels cloud pourraient être réallouées à d’autres projets grâce à un pilotage régulier.

3. Corréler usage, profil et coût pour une allocation intelligente 

L’optimisation ne se limite pas à la désactivation ou suppression de licences. En effet, le retrait d’une licence n’est pas sans risque sur la préservation des données personnelles de l’utilisateur. L’audit doit prendre en compte cet impact afin de proposer un plan adapté pour les actions de remédiations identifiées.

C’est pourquoi il est indispensable d’établir une stratégie pour réaliser la meilleure adéquation entre le profil de l’utilisateur (mobilité, rôle, fréquence d’usage) et le type de licence attribuée. En croisant ces données avec les indicateurs d’adoption, on peut affiner les choix de licences et accompagner les utilisateurs vers des usages plus alignés avec leurs besoins réels.

Conclusion :

Optimiser ses licences Microsoft 365, ce n’est pas seulement faire des économies. Quand vous avez acquis un pool de licences dans le cadre d’un contrat d’entreprise, ne plus assigner une licence ne revient pas à se faire rembourser celle-ci. Vous êtes contraint d’attendre le renouvellement de votre contrat (souvent annuel) pour réaliser la bascule.

Pour autant, optimiser vos licences vous assure de pouvoir démontrer votre maitrise de l’environnement aussi bien sur l’aspect budgétaire que sécurité. Les marges de manoeuvre ainsi constituées vous permettent de construire un plan d’adoption structuré autour de cas d’usages métiers à forte valeur ajoutée (le sacro-saint ROI).

Travailler sur ces licences, ce n’est pas seulement voir des chiffres mais bien déceler la capacité d’une organisation à s’aligner sur le futur de ses collaborateurs grâce aux outils Microsoft.